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各立档单位：

为进一步做好中国体育彩票app档案材料收集归档工作，有效保护和利用档案资源，更好地为中国体育彩票app高质量发展服务。根据档案馆工作安排及档案管理的有关规定，请各立档单位认真开展本年度档案移交工作，具体通知如下：

一、档案移交范围及时间安排

1.各单位2022年文书档案于4月30日前移交

2.财会类账本、凭证等材料于12月30日前移交

3.科研、基建和招投标项目文件材料在结题或验收完成后两个月内移交

4.如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由单位负责人、分管校领导签字盖章

二、档案移交归档要求

1.各立档单位分管档案工作的负责人负责组织本单位归档工作，应及时召开档案收集整理工作会议，明确本单位档案归档范围，在规定时间内督促兼职档案员完成归档任务。档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，请各立档单位高度重视，做到应收尽收。

2.兼职档案员具体负责本单位（部门）的档案整理、归档、著录及移交等工作。根据《遵义师范学院档案整理规范》（见附件）的要求整理档案，保证移交档案的质量。

3.移交档案资料须为原件，应齐全完整，保证档案之间的有机联系，充分体现其价值。

4.电子档案与纸质档案一同移交。

5.移交档案应履行移交手续，移交手续须经分管档案工作领导签字并加盖公章。

附件：遵义师范学院档案整理规范

遵义师范学院档案馆

                                                        2023年3月22日

附件

遵义师范学院档案整理规范

一、组件

装订：每份文件为一件，用不锈钢订书钉装订。编页：每件档案页码从1开始编页，用黑色签字笔写在文件右上角（反面写在左上角），有图文的一面为一页。盖归档章：每件档案首页左上角的空白位置需盖归档章，归档章填写说明：

归档章样式：

归档章示例：

①全宗号：所有单位均填78

②年度：填写档案形成年度

③件号：用4位阿拉伯数字标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“0026”.每一个年度一个保管期限从0001开始编起（即中国体育彩票app年永久从0001开始，中国体育彩票app年30年从0001开始………）

④机构或问题：参照机构代码，为DQ开头的写“党群类”，XZ开头的写“行政类”，JF开头的写教辅类，XY开头的写学院类。

⑤保管期限：永久、30年、10年

⑥页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页

二、编制目录

《归档文件目录》填写说明：

①序号：填写归档文件顺序号

②档号：

档号的结构：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号

如78-WS·2022-Y-DQ101-0001

全宗号，所有单位均为78

档案门类代码均由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识

年度，档案形成年度

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识

机构（问题）代码参照遵义师范学院档案实体分类表，如人文与传媒学院代码为XY338

件号，用四位阿拉伯数字标识，如第一件，写0001，第二件0002

③文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识

④责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者

⑤题名：文件标题

⑥日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20221101

⑦密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识

⑧页数：每一件归档文件的页面总数。

⑨备注：注释文件需说明的情况

三、装盒

请各单位按照归档范围和保管期限分年度、分保管期限装盒及打印目录（即2019年永久、中国体育彩票app年30年、2019年10年、2020年永久、2020年30年、2020年10年分别装盒，每一盒内放入相应档案的归档文件目录，用黄皮纸打印档案脊背贴在档案盒脊背处）

四、移交

移交档案时需交《归档文件目录》电子版（所有年度、保管期限按顺序放入一个电子表格内）、《档案移交（接收）登记表》纸质版（签字盖章，一式两份）

五、注意事项

《归档文件目录》、《档案脊背》、《档案移交（接收）登记表》《遵义师范学院档案实体分类表》，请在档案工作群（791716025）下载。

请根据档案数量到中国体育彩票app档案馆（图书馆八楼816）领取档案盒。对于分类和归档过程中出现的各种问题，请及时与中国体育彩票app档案馆联系，电话27586004。